E legittimo per una società disporre l'invio delle fatture attraverso sistemi telefax? Quali sono gli oneri da adempiere?

La fattura è lo strumento intorno al quale è imperniato l'intero funzionamento dell'imposta sul valore aggiunto, essendo chiamata ad assolvere sia ad esigenze di carattere formale che sostanziale.
Il documento operativamente assolve e legittima l'esercizio della rivalsa e della detrazione d'imposta, assicurando la neutralità impositiva nei confronti di quanti non debbano essere incisi dal tributo, mentre garantisce in fase di accertamento, il controllo delle operazioni realizzate, ancorando e limitando l'onere probatorio dell'Amministrazione finanziaria e del contribuente.
L'obbligo di fatturazione sussiste per ogni singola operazione, e incombe sulla generalità dei soggetti passivi che siano chiamati ad effettuare operazioni imponibili, non imponibili ed esenti (art. 21 D.P.R. n. 633/1972).
L'art. 21, quarto comma, del D.P.R. citato, dispone che la fattura deve essere emessa, in duplice esemplare, dal cedente o dal prestatore del servizio. Si differenzia l'autofattura, ai sensi dell'art. 17 del medesimo D.P.R., che viene emessa in un "unico" esemplare dal cessionario o committente, essendo il cedente-prestatore un soggetto non residente senza stabile organizzazione in Italia e privo di rappresentante fiscale nel territorio dello stato.
L'emissione della fattura è inscindibilmente legata al momento d'effettuazione dell'operazione (art. 6, D.P.R. n. 633/1972), e quindi strettamente riconnessa alla consegna o spedizione dei beni (art. 21). I termini utilizzati dal legislatore evidenziano come il dettato normativo assuma a parametro di riferimento i tradizionali mezzi di sviluppo del commercio, presupponendo l'esistenza di atti documentali.
Conseguentemente, ai fini della risoluzione del quesito posto, occorre chiarire in che accezione debba essere inteso e interpretato il precetto di cui all'art. 21, del D.P.R. n. 633/1972, anche in considerazione delle esigenze di razionalizzazione e semplificazione delle procedure di contabilizzazione, varianti in concomitanza al grado d'evoluzione raggiunto dall'informatizzazione dei servizi.
Pertanto, è necessario acclarare in che termini l'aver ricondotto "l'emissione" della fattura alla "consegna" o "spedizione" possa inficiare l'uso da parte del contribuenti di tecnologie che sfuggono, "nell'immediato", dall'utilizzo di documenti cartacei.
L'Amministrazione finanziaria, pur non disconoscendo che l'attuale formulazione del menzionato art. 21, nell'usare espressioni quali "consegna" o "spedizione" faccia riferimento alla trasmissione di documenti tradizionalmente ipotizzabili (R.M. 30 aprile 1986, n. 360879), ha ritenuto valida la trasmissione di fatture mediante un servizio di posta elettronica, basato sull'utilizzazione della rete pubblica di telecomunicazioni (R.M. 19 luglio 1988, n. 571134), accomunandovi sia il ricorso a procedure informatizzate aventi a oggetto un collegamento elettronico con concomitante stampa della fattura presso la società cedente o fornitrice del servizio e la cessionaria o committente (R.M. 30 luglio 1990 n. 4502017), pur con l'intervento di un terzo che mettendo a disposizione la propria rete s'interpone tra emittente e destinatario del documento (R.M. 30 novembre 1990, n. 451163, ivi), sia l'eventuale fatturazione in nome e per conto del cedente (R.M. 5 agosto 1994, n. VI-12-2605).
Con R.M. 4 luglio 2001, n. 107/E , l'uso è stato esteso ad un sistema combinato, fondato sull'impiego congiunto del telefax e di un supporto informatico, in osservanza del dettato normativo di cui all'art. 21, terzo comma, del D.P.R. n. 633/1972 (per le prestazioni di servizi).
In ogni caso la trasmissione deve avvenire nel rispetto dei termini sanciti dall'art. 21, D.P.R. n. 633/1972; di conseguenza, il cedente e il cessionario sono obbligati alla stampa e alla conservazione delle fatture su supporto cartaceo, atteso che tutt'oggi non è possibile l'archiviazione dei documenti su supporti magnetici e la conseguente distruzione degli originali.
Ciò sarà ipotizzabile solo a seguito di uno specifico intervento legislativo che prescriva l'eventuale facoltà di distruzione degli originali dei documenti archiviati (R.M. 7 settembre 1998, n. 135/E).
I soggetti interessati sono obbligati a registrare le fatture secondo le disposizioni degli artt. 23 e 25 del D.P.R. n. 633/1972, puntualizzando che la fattura si considera emessa al momento della trasmissione tramite fax e si intende ricevuta nel momento in cui il messaggio fax é ricevuto dal destinatario (R.M. n. 107/E/2001).

a cura di Loredana Bracchitta e Giuseppe Di Sera

Fonte: Azienda & fisco- Quindicinale di attualità e pratica tributaria, Ipsoa Editore